يمثل الاتصال دورا هاما ورئيسا في حياة الإنسان وعلاقاته الاجتماعية وسير مؤسساته. وفي إدارة الهيئات يمثل الاتصال عاملا حاسما لتحقيق النجاح حتى أن البعض يبالغ بالقول إن الإدارة ما هي إلا مجموعة من الاتصالات. ويستند هذا الرأي إلى نتائج الأبحاث التي أثبتت أن المدير يقضي 80% من وقته في العمل بالاتصال.
فهو يستمع ويتحدث ويقرأ ويكتب المذكرات والتقارير.وفي بحث آخر كانت النتيجة كما يلي:
20 %من وقت المدير أو الرئيس تنفق في اتصالات خارجية خاصة بالعمل.
3% اتصالات بالمرؤوسين والمنفذين.
40%اتصالات بالمستوى الإداري الأعلى.
10% تنفق في أداء أعمال فنية.
ولكن ما هو الاتصال؟
الاتصال له مفهوم ضيق أو مادي وهو يعني وسائل الاتصال المادية(التليفونات، الرسائل، البرقيات....إلخ) وله مفهوم أوسع وأشمل ويقصد بذلك:
نقل وتبادل المعلومات التي على أساسها يتوحد الفكر، وتتفق المفاهيم، وتتخذ القرارات.
أو هو تبادل الحقائق أو الأفكار أو الآراء أو المشاعر من خلال عمليات الإرسال والاستقبال.
ونستنتج من ذلك أن الاتصال له عناصر هي:
مرسل يقدم مثيرا أو منبها (أو رسالة.(
إلى شخص (مرسل إليه) بحيث يدرك معناها المطلوب.
بهدف التأثير في سلوكه والحصول على استجابة.
وهكذا فأن للاتصال أهمية كبيرة فهو وسيلة رئيسة:
لتوجيه سلوك الأفراد اتجاه الأهداف المرغوبة.
توفر البيانات والمعلومات وتنقلها إلى مركز اتخاذ القرار.
تقرب بين الأفكار والمفاهيم للعاملين وتوحد أنماط العمل.
تنقل أفكار العاملين إلى مراكز اتخاذ القرارات.
عوامل تزيد من فاعلية الاتصالات:
1-الثقة في مصدر الرسالة.
2-المعرفة والوعي الكامل لقيمة المعلومات والبيانات.
3-لغة مفهومة وانتقاء العبارات الواضحة.
4-اختيار الوقت المناسب لتوجيه الرسالة حتى لا تكون المعلومات عديمة الفائدة.
5- استخدام المؤثرات الدالة التي تعكس حقيقة المعنى والمفهوم المطلوب(نبرات الصوت، اختيار الكلمات، حركات الوجه).
6-جذب الانتباه الكامل.
7- التحدث بطريقة مشوقة وتجنب الإسهاب الزائد أو الإيجاز الشديد.. 8- ضرب الأمثلة واستخدام وسائل الإيضاح البصرية(أو السمعية أو الرسوم التوضيحية أو النماذج والبيانات)
9- عدم التسرع في اتخاذ القرارات أو تكوين رأي إلا بعد تلقي الرسالة كاملة.
10- اختيار المكان المناسب لإبلاغ المعلومات.
11- تنظيم الأفكار قبل عرضها.
12-الإنصات جيدا.
تضمنت إحدى الدراسات الحديثة قواعد للاتصال الناجح أدرجتها تحت الكلمة الإنجليزية (Human Touch) أي اللمسة الإنسانية على النحو التالي:
1) استمع إليه. H: Hear Him..
2) احترم شعوره. U: Understand his feeling
3) حرك رغبته. M: Motivate his desire
4) قدر مجهوده. A: Appreciate hisefforts
5) مده بالأخبار. N: News Him
6) دربه. T: Train Him
7) أرشده. O: Open his eyes.
8) تفهم تفرده. U: Understand his uniqueness.
9) اتصل به. C: Contact Him.
10 ) أكرمه. H: Honour Him.
مهارات الحوار .الإنسان اجتماعي بطبعه وطبيعته لا يستطيع أن يعيش بمعزل عن الناس فهو في اتصال مستمر معهم من خلال
الحوار والإقناع.لذلك حفل
الحوار ومهاراته بأهمية خاصة خصوصاً لدى القائد الناجح إذ هو يتعامل مع أنواع متنوعة من الناس ،روى الطبراني بإسناد صحيح عن عمرو بن العاص tقال)) كان رسول الله rيقبل بوجهه وحديثه على شر القوم يتألفه بذلك، وكان يقبل بوجهه وحديثه علىَّ حتى ظننت أني خير القوم.))
وللحوار آداب يجب أن يتحلى بها كلا المتحاورين منها:
1- التعامل بالحسنى مع المحاور أو المخالف
. قال تعالى:{وقولوا للناس حسنا}البقرة 83.
وقال تعالى:{وجادلهم بالتي هي أحسن}النحل 125.
وقال rالكلمة الطيبة صدقة)متفق عليه.
2-أن يكون الحوار لطلب الحق وليس نصرة للنفس والرأي.
3-اختيار الوقت والمكان المناسب فليس كل مكان صالح للحوار وليس كل زمان كذلك.
4- مراعاة المقاصد الايجابية عند الطرف الآخر وإحسان الظن به
5- احترام الطرف الآخر مهما كان جنسه أو مذهبه أو ديانته.
6- الإنصاف والعدل مع الخصوم.
صفات المحاور الناجح:
1- أن يتقن فن الإنصات والاستماع للآخر
2- أن يكون لبقا في العبارات والتعاملات.
3- أن يتقن معايرة الآخر بغرض معرفة سماته الظاهرة ضعفا وقوة
4- أن يتحلى بالهدوء ورباطة الجأش.
5- أن يكون قوي البديهة وحاضر الفكر.
6- أن يعمل على ضبط النفس.
7- أن يكون متواضعا للآخرين.
8- دماثة الأخلاق وهذه من أهم الصفات ،فحسن الخلق جماع كل ما سبق.
وسائل تقوية مهارة الحوار:
إذا أرادت أن تكون ماهراً في
الحوار والمحاورة فعليك بما يلي:
· إخلاص النية لله عز وجل والانتصار للحق حتى لو كان ضده.
· الاستعداد والتحضير للحوار تحضيراً جيداً واستكشاف خفايا الموضوع والتزود بالمعلومات.
· تدريب النفس على ممارسة مهارة الإنصات للآخرين.
· إتقان فن السؤال من حيث مضمونها ووقت طرحها وأسلوبها
· الالتزام بالعقل والمنطق والبحث عن الدليل.
· استخدام الوسائل التعليمية وضرب الأمثلة الحسية.
